Un problème que l'on rencontre souvent dans les entreprises !

Quand les postes téléphoniques ne répondent pas et que le personnel n'est pas à son poste, cela pose souvent beaucoup de difficultés à la standardiste de l'entreprise qui doit gérer tant bien que mal ces absences...
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Dans toute structure, il y a un listing téléphonique qui indique le numéro du poste téléphonique de chaque personne.

Seulement voilà, parfois, les numéros ne répondent pas. On appelle Mme Michel au 136, pas de réponse. On change et on sonne au numéro 138, Mme Leroy, idem, personne ne répond.

Et ainsi de suite, jusqu'à appeler, en tout, 4 ou 5 personnes !

Cela est très désagréable et même inquiétant car on se demande où sont passées ces personnes ! Cela peut même faire désordre quand un visiteur extérieur se trouve dans votre bureau et qui attend une réponse urgente.

Certes, on veut bien admettre que Mme Michel "venait de quitter son bureau" pour apporter un papier (non urgent !) à sa collègue qui se trouve à l'étage en dessous. Manque de chance, Mme Leroy faisait, à ce moment, le chemin inverse ! Et pour les autres personnes, même scénario !

Solution : pour éviter ces problèmes ennuyeux pour l'image de l'entreprise et pour l'efficacité du travail, il convient de normaliser tout cela. Par exemple, les 2 ou 3 personnes qui sont dans les mêmes bureaux ou qui s'occupent d'un même secteur ne doivent pas s'absenter au même moment ! La journée est assez longue pour s'organiser afin qu'une réponse urgente puisse être donnée à une question posée par un interlocuteur en face à face ou par téléphone.

Il est en effet désastreux quand la standardiste essaie de faire tous les bureaux pour répondre à un interlocuteur qui s'impatiente au bout du fil...

Il est tellement plus rassurant, quand à la 1ère ou 2ème sonnerie, une voix agréable décroche ! Managers, découvrez votre entreprise en appelant de l'extérieur...! 

 

Jean-Pierre Lehnisch
Président Directeur Général du CNFDI
Docteur d’Etat en droit
Licencié ès lettres

Expert en Enseignement à Distance et auteur des ouvrages :
1. « Enseignement à distance, droit et pratique »
1ère thèse d’Etat sur l’enseignement à distance
2. « L’enseignement à distance »
Collection Que sais-je / PUF
3. « Enseignement à distance et formation professionnelle continue »
Ed. ESF / Ed. d’organisation

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